Geschäftskonto wechseln: der Ablauf ohne Zahlungsausfall

Wann sich ein Wechsel lohnt

Ein Wechsel lohnt sich, wenn das bestehende Konto dauerhaft nicht zu Ihrer Nutzung passt: Sie zahlen für Buchungsposten, die im neuen Konto enthalten wären, Ihnen fehlt die Anbindung an die Buchhaltung, Sie brauchen Unterkonten oder Bargeldeinzahlung, oder der Service ist so schlecht, dass er Zeit kostet. Ein einzelner Ärger ist selten Grund genug, denn der Umzug bindet Arbeitszeit und birgt das Risiko vergessener Zahlungen.

Rechnen Sie deshalb zuerst nach. Welche Gebührenarten in Ihrem Konto tatsächlich anfallen, steht unter was ein Geschäftskonto kostet. Wenn vor allem unverzinstes Guthaben stört, hilft der Zinsverlust-Rechner bei der Einordnung. Und wenn Sie unsicher sind, welche Kontoart überhaupt zu Ihnen passt, beginnen Sie mit der Entscheidungshilfe.

Der Wechsel in sieben Schritten

1. Anforderungen an das neue Konto festlegen: Notieren Sie, was Sie tatsächlich nutzen: Buchungen pro Monat, Bargeld, Karten, Unterkonten, Buchhaltungsanbindung. Der Wechsel lohnt sich nur, wenn das neue Konto diese Punkte besser abdeckt.
2. Neues Konto eröffnen, altes behalten: Eröffnen Sie das neue Geschäftskonto, bevor Sie das alte kündigen. Beide Konten laufen für eine Übergangszeit parallel.
3. Zahlungsströme aus den Kontoauszügen auflisten: Erfassen Sie alle wiederkehrenden Eingänge und Ausgänge der letzten zwölf Monate: Kunden, Lieferanten, Löhne, Steuern, Sozialversicherung, Miete, Versicherungen, Abonnements, Zahlungsdienstleister.
4. Zahlungseingänge umstellen: Informieren Sie Kunden und Auftraggeber über die neue Bankverbindung und stellen Sie Rechnungsvorlagen, Shop-Systeme und Zahlungsdienstleister um.
5. Lastschriften und Daueraufträge übertragen: Erteilen Sie neue SEPA-Lastschriftmandate und legen Sie Daueraufträge auf dem neuen Konto an. Prüfen Sie dabei, ob jeder Vertrag noch gebraucht wird.
6. Übergangszeit abwarten und kontrollieren: Lassen Sie das alte Konto so lange laufen, bis auf ihm mindestens einen vollen Monat lang keine Buchung mehr eingegangen ist. Halten Sie ein Restguthaben für Rücklastschriften vor.
7. Altes Konto kündigen und Unterlagen sichern: Laden Sie alle Kontoauszüge herunter, überweisen Sie das Restguthaben und kündigen Sie schriftlich mit Angabe des Zielkontos.

Die Reihenfolge ist der eigentliche Kern dieser Anleitung. Wer das alte Konto zuerst kündigt, hat eine Frist im Nacken und keinen Puffer für vergessene Zahlungen. Wer zuerst eröffnet, kann in Ruhe umziehen und das alte Konto als Auffangbecken nutzen.

Warum die Eingänge vor den Lastschriften kommen

Ausbleibende Kundenzahlungen treffen Ihre Liquidität sofort, eine fehlgeschlagene Lastschrift verursacht zunächst nur Gebühren und eine Mahnung. Deshalb stellen Sie zuerst die Eingänge um: Rechnungsvorlagen, wiederkehrende Rechnungen, Shop-Systeme, Zahlungsdienstleister, über die Sie Erlöse vereinnahmen. Eine kurze Mitteilung mit der neuen Bankverbindung reicht; sie muss keine Begründung enthalten.

Erst danach kommen die Lastschriften und Daueraufträge. Erteilen Sie neue SEPA-Lastschriftmandate, statt darauf zu vertrauen, dass ein Vertragspartner die Bankverbindung von sich aus ändert. Denken Sie an die weniger sichtbaren Posten: Finanzamt, Sozialversicherung, Versicherungen, Leasing, Software-Abonnements. Sie fallen erst auf, wenn eine Abbuchung scheitert.

Was das neue Konto vor dem Umzug erfüllen sollte

Prüfen Sie vor der Eröffnung, ob das neue Konto die Punkte abdeckt, die Sie zum Wechsel bewegen: die erwartete Zahl an Buchungen ohne Zusatzkosten, Bargeldeinzahlung, falls Sie Bargeld annehmen, eine deutsche IBAN, falls Ihre Kundschaft darauf besteht, eine Anbindung an DATEV oder Ihre Buchhaltungssoftware, Unterkonten für Steuern und Rücklagen sowie die Karten, die Sie tatsächlich brauchen.

Welche Unterlagen der neue Anbieter je nach Rechtsform verlangt, steht unter Unterlagen für die Kontoeröffnung. Was den Zeitplan bestimmt, unter Dauer der Kontoeröffnung. Beantragen Sie bei Zeitdruck parallel bei mehreren Anbietern statt nacheinander.

Übergangszeit: wie lange beide Konten laufen sollten

Beide Konten sollten mindestens so lange parallel laufen, bis auf dem alten Konto einen vollen Abrechnungsmonat lang keine Buchung mehr eingegangen ist. Quartalsweise oder jährliche Abbuchungen, etwa Versicherungen oder Kammerbeiträge, tauchen in einem Monat nicht auf. Gleichen Sie deshalb die Liste der Zahlungsströme aus Schritt drei mit den Buchungen des letzten Jahres ab, nicht nur mit dem letzten Monat.

Halten Sie auf dem alten Konto ein kleines Restguthaben vor. Es fängt eine vergessene Lastschrift ab und verhindert Rücklastschriftgebühren beim Vertragspartner. Erst wenn die Übergangszeit ohne Buchung vorbei ist, folgt die Kündigung. Wie Sie dabei vorgehen und was in das Schreiben gehört, steht unter Geschäftskonto kündigen.

Sonderfall: Die Bank hat gekündigt

Wenn nicht Sie den Wechsel auslösen, sondern die Bank das Konto kündigt, kehrt sich die Logik um: Sie haben einen festen Schließungstermin und keine frei wählbare Übergangszeit. Dann gilt: sofort und parallel bei mehreren Anbietern ein Ersatzkonto beantragen und die Eingänge als Erstes umstellen. Den Ablauf für diesen Fall beschreibt Bank hat das Geschäftskonto gekündigt.

Häufige Fehler beim Kontowechsel

• Zuerst kündigen, dann eröffnen: Eine Ablehnung beim neuen Anbieter lässt Sie dann ohne Konto dastehen.
• Nur den letzten Monat prüfen: Quartals- und Jahresabbuchungen fehlen dann in der Liste der Zahlungsströme.
• Lastschriften vor den Eingängen umstellen: Ausbleibende Kundenzahlungen wiegen schwerer als eine Rücklastschrift.
• Auf stillschweigende Übernahme vertrauen: Neue Mandate und Daueraufträge müssen Sie selbst erteilen.
• Kontoauszüge nicht sichern: Nach der Schließung ist der Zugriff aufwendig und teils kostenpflichtig.
• Ohne Anforderungsliste wechseln: Wer nicht weiß, was fehlt, landet beim nächsten Konto mit denselben Problemen.