Vereinskonto eröffnen: Unterlagen, Vorstand, Legitimation

Wer den Verein vertritt und wer sich ausweist

Den Verein vertritt der Vorstand nach § 26 BGB, und zwar so, wie es die Satzung regelt: einzeln, zu zweit oder gemeinsam. Genau diese Personen eröffnen das Konto und weisen sich dafür aus. Die Bank identifiziert sie nach dem Geldwäschegesetz, weil sie für den Verein handeln; zugleich gelten sie beim Verein als wirtschaftlich Berechtigte, denn ein Verein hat keine Anteilseigner, hinter denen eine natürliche Person stehen könnte.

Praktisch heißt das: Steht in der Satzung „zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam“, müssen mindestens zwei zur Legitimation, und die Kontovollmacht muss diese Regel abbilden. Wer darüber hinaus verfügen soll, etwa der Kassenwart ohne Vorstandsamt, braucht eine gesonderte Vollmacht des vertretungsberechtigten Vorstands.

Welche Unterlagen die Bank verlangt

• Aktueller Vereinsregisterauszug: weist Namen, Sitz und den eingetragenen Vorstand nach. Viele Anbieter akzeptieren nur Auszüge, die nicht älter als wenige Wochen sind.
• Satzung: enthält die Vertretungsregelung, an der sich die Kontovollmacht orientiert.
• Protokoll der Vorstandswahl: belegt, dass die im Register genannten Personen tatsächlich gewählt sind, insbesondere wenn die Eintragung noch aussteht.
• Ausweise der vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder: für die Legitimation.
• Freistellungsbescheid des Finanzamts, falls der Anbieter Konditionen für gemeinnützige Vereine bietet.

Bei nicht eingetragenen Vereinen tritt an die Stelle des Registerauszugs die Satzung mit Gründungsprotokoll und einer Liste der Vorstandsmitglieder. Nicht jeder Anbieter eröffnet für nicht eingetragene Vereine; klären Sie das vorab. Die allgemeine Unterlagenliste steht unter Unterlagen für die Kontoeröffnung.

Transparenzregister: für Vereine meist automatisch

Eingetragene Vereine werden nach § 20a GwG automatisch aus dem Vereinsregister in das Transparenzregister übernommen; als wirtschaftlich Berechtigte gelten dabei die eingetragenen Vorstandsmitglieder. Eine eigene Meldung ist nur nötig, wenn die Angaben im Vereinsregister nicht ausreichen, etwa weil ein Vorstandsmitglied im Ausland wohnt oder keine deutsche Staatsangehörigkeit hat.

Banken gleichen die Angaben bei der Kontoeröffnung ab. Prüfen Sie deshalb vor dem Antrag, ob der Eintrag den aktuellen Vorstand zeigt; nach einer Wahl kann die Übernahme aus dem Vereinsregister einige Zeit dauern. Was das Register ist und wer selbst melden muss, steht unter Transparenzregister; die Definition unter Wirtschaftlich Berechtigter.

Vorstandswechsel: das Konto zieht nicht automatisch mit

Wird ein neuer Vorstand gewählt, ändert sich am Konto zunächst nichts: Verfügungsberechtigt bleiben die Personen, die der Bank als Berechtigte gemeldet sind. Reichen Sie deshalb nach der Wahl den neuen Registerauszug und das Wahlprotokoll ein, lassen Sie die neuen Vorstandsmitglieder legitimieren und widerrufen Sie die Vollmachten der ausgeschiedenen ausdrücklich. Bis die Registereintragung vorliegt, akzeptieren viele Anbieter das Protokoll als vorläufigen Nachweis.

Planen Sie den Wechsel mit Vorlauf: Legitimation und Registeränderung dauern, und in der Zwischenzeit sollte mindestens eine berechtigte Person handlungsfähig bleiben, damit Mitgliedsbeiträge, Miete und Versicherungen weiterlaufen.

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Vereine haben ein eigenes Nutzungsprofil: viele kleine Eingänge aus Mitgliedsbeiträgen per Lastschrift, gelegentlich Bargeld aus Veranstaltungen, mehrere Personen mit Zugriff und eine Kassenprüfung, die alles nachvollziehen muss. Wichtig sind deshalb der Preis je Buchungsposten, das Lastschrifteinzugsverfahren, die Möglichkeit zur Bareinzahlung und Rollen mit Freigaben im Online-Banking.

Manche Anbieter führen Konten für gemeinnützige Vereine ohne Grundgebühr, meist an Bedingungen geknüpft. Ob 0 € Grundgebühr wirklich 0 € kostet, zeigt Kostenloses Geschäftskonto: wann 0 € wirklich 0 € sind.

Neugründung: Konto vor oder nach der Eintragung?

Bis zur Eintragung ins Vereinsregister ist der Verein ein nicht eingetragener Verein, der aber bereits handeln kann. Die meisten Anbieter eröffnen das Konto erst mit dem Registerauszug; einige akzeptieren Satzung und Gründungsprotokoll als Übergangslösung und stellen das Konto nach der Eintragung um. Wer Startkapital oder Fördermittel schon vor der Eintragung erwartet, klärt das mit dem Anbieter, bevor Gelder unterwegs sind.

Häufige Fehler

• Konto auf den Namen des Kassenwarts: Vereinsvermögen wird Privatvermögen, beim Wechsel im Amt wird es schwierig.
• Veralteter Registerauszug: Die Bank verlangt einen aktuellen Auszug, häufig nicht älter als wenige Wochen.
• Kontovollmacht widerspricht der Satzung: Rückfragen und im Zweifel unwirksame Verfügungen.
• Alte Vollmachten nicht widerrufen: Ausgeschiedene Vorstände bleiben verfügungsberechtigt.
• Transparenzregister nicht geprüft: Der Abgleich der Bank scheitert am alten Vorstand.