Geschäftskonto eröffnen: Ablauf, Unterlagen, Dauer

Für wen diese Seite gedacht ist

Diese Seite richtet sich an bestehende Unternehmen und Selbstständige, die ein Konto eröffnen oder ein zusätzliches Konto einrichten wollen: Einzelunternehmen, Freiberufler, GbR, eingetragene GmbH oder UG, Vereine. Wer eine GmbH oder UG gerade gründet, braucht vorher ein Konto auf die Gesellschaft in Gründung, auf das das Stammkapital fließt; dafür ist der Ratgeber Gründungskonto: Ablauf, Unterlagen, Dauer die richtige Adresse.

Der Ablauf ist bei allen Rechtsformen derselbe. Was sich unterscheidet, ist die Zahl der Unterlagen und der Personen, die sich ausweisen müssen. Genau daran hängt auch die Dauer.

Der Ablauf in sieben Schritten

1. Anbieter eingrenzen: Legen Sie fest, was das Konto können muss: Buchungsvolumen, Bargeld, Buchhaltungsanbindung, Karten, Ansprechpartner. Erst danach lohnt der Blick auf einzelne Anbieter.
2. Antrag stellen: Der Antrag läuft heute meist online. Sie erfassen Unternehmen, Rechtsform, Tätigkeit, Anschrift und die handelnden Personen.
3. Unterlagen einreichen: Je nach Rechtsform Registerauszug, Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Gewerbeanmeldung oder steuerliche Erfassung. Vollständigkeit spart die meiste Zeit.
4. Personen legitimieren: Alle vertretungsberechtigten Personen und wirtschaftlich Berechtigten ab 25 Prozent Anteil weisen sich aus, per VideoIdent, PostIdent oder in der Filiale.
5. Prüfung abwarten: Die Bank prüft Angaben, Unterlagen und Identität. Rückfragen kommen fast immer aus lückenhaften Unterlagen, nicht aus dem Antrag selbst.
6. Konto freischalten: Nach der Zusage erhalten Sie IBAN, Zugangsdaten und Karten. Richten Sie Buchhaltungsanbindung und Freigaberegeln direkt ein.
7. Zahlungsverkehr umstellen: Bestandsunternehmen ziehen Zahlungseingänge, Lastschriften und Daueraufträge um: erst die Eingänge, dann die Abbuchungen.

Der erste Schritt wird am häufigsten übersprungen und kostet später am meisten: Wer ohne Anforderungsliste startet, wählt nach Grundgebühr und merkt nach drei Monaten, dass Bargeldeinzahlung oder Buchhaltungsanbindung fehlen. Welche Kriterien zählen, steht unter Welches Geschäftskonto passt zu mir?; was Ihr Nutzungsprofil im Monat kostet, rechnet der Kontokosten-Rechner.

Welche Unterlagen die Bank verlangt

Die Bank braucht drei Dinge: den Nachweis, dass es das Unternehmen gibt, den Nachweis, wer dafür handeln darf, und die Identität dieser Personen. Bei Einzelunternehmen und Freiberuflern genügen dafür meist Ausweis und ein Tätigkeitsnachweis wie Gewerbeanmeldung oder steuerliche Erfassung. Bei GmbH und UG kommen Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag und Gesellschafterliste hinzu, bei der GbR der Gesellschaftsvertrag oder der Auszug aus dem Gesellschaftsregister, beim Verein Registerauszug, Satzung und Wahlprotokoll.

Die vollständige Liste je Rechtsform mit den typischen Rückfragen steht unter Unterlagen für die Kontoeröffnung. Welche Nachweise ein bestimmter Anbieter im Einzelfall verlangt, nennen wir Ihnen mit dem Angebot.

Legitimation: wer sich ausweisen muss und wie

Ausweisen müssen sich alle Personen, die für das Unternehmen handeln, und alle wirtschaftlich Berechtigten ab 25 Prozent Anteil. Das ergibt sich aus dem Geldwäschegesetz (§§ 10 bis 13 GwG) und gilt bei jedem Anbieter gleich. Zur Wahl stehen in der Regel die Videoidentifizierung, das PostIdent-Verfahren oder ein Termin in der Filiale.

Die Videoidentifizierung ist der schnellste Weg, aber nicht jedes Ausweisdokument ist dafür zugelassen, und aus manchen Ländern funktioniert sie nicht. Klären Sie das, bevor Sie Termine für mehrere Personen koordinieren. Die Verfahren im Einzelnen erklärt Legitimation bei der Kontoeröffnung.

Transparenzregister: der stille Engpass

GmbH, UG, AG, eingetragene Personengesellschaften und Vereine müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitteilen (§ 20 GwG). Banken gleichen die Angaben im Antrag mit dem Register ab. Fehlt der Eintrag oder weicht er ab, kommt eine Rückfrage, und die Prüfung steht so lange still.

Prüfen Sie vor dem Antrag, ob der Eintrag vorhanden und aktuell ist, insbesondere nach Gesellschafterwechseln oder Vorstandswahlen. Was das Register ist und wer sich eintragen muss, steht unter Transparenzregister.

Wie lange die Eröffnung dauert und was sie bremst

Die Dauer bestimmt sich aus drei Faktoren: der Rechtsform, der Zahl der zu legitimierenden Personen und der Vollständigkeit der Unterlagen. Als Erfahrungswert aus unserer Vermittlungspraxis: Einzelunternehmen und Freiberufler sind bei vollständigen Unterlagen oft innerhalb weniger Werktage startklar, Kapitalgesellschaften mit mehreren Personen eher in ein bis drei Wochen. Das ist eine Orientierung, keine Zusage.

Die typische Bremse ist die Nachreichung: Jede fehlende Unterlage löst einen weiteren Prüfdurchlauf aus. Was den Zeitplan im Einzelnen bestimmt, steht unter Dauer der Kontoeröffnung.

Bestandskonto ablösen: die Reihenfolge der Umstellung

Wer ein bestehendes Konto ersetzt, stellt zuerst die Zahlungseingänge um und erst danach Lastschriften und Daueraufträge. Ausbleibende Kundenzahlungen treffen die Liquidität sofort, eine fehlgeschlagene Lastschrift verursacht zunächst nur Gebühren und eine Mahnung. Das alte Konto bleibt so lange bestehen, bis zwei Monatszyklen sauber über das neue gelaufen sind.

Den vollständigen Umzugsplan mit Checkliste finden Sie unter Geschäftskonto wechseln.

Wenn die Bank ablehnt

Eine Ablehnung ist die Entscheidung eines einzelnen Instituts über sein eigenes Risiko, kein Urteil über Ihr Unternehmen. Banken müssen sie in der Regel nicht begründen. Sinnvoll ist deshalb nicht, denselben Antrag zu wiederholen, sondern die Unterlagen zu prüfen und parallel bei Anbietern anzufragen, die mit Ihrer Konstellation arbeiten. Wie das geht, steht unter Geschäftskonto abgelehnt.

Häufige Fehler

• Ohne Anforderungsliste anfangen: Grundgebühr wird zum einzigen Kriterium, fehlende Leistungen fallen erst im Betrieb auf.
• Unterlagen häppchenweise nachreichen: Jede Nachreichung ist ein weiterer Prüfdurchlauf.
• Nicht alle Berechtigten legitimieren lassen: Die Eröffnung bleibt so lange stehen, bis die letzte Person identifiziert ist.
• Transparenzregister vergessen: Der Abgleich scheitert, die Bank fragt nach.
• Altes Konto zu früh schließen: Zahlungen laufen ins Leere, bevor alle Partner die neue Bankverbindung nutzen.