Geschäftskonto kündigen: Frist, Ablauf und Musterschreiben

Wann Sie kündigen sollten, und wann noch nicht

Kündigen Sie erst, wenn der Umzug abgeschlossen ist: Das neue Konto läuft, die Eingänge kommen dort an, Lastschriften und Daueraufträge sind übertragen, und auf dem alten Konto wurde mindestens einen vollen Monat lang nichts mehr gebucht. Wer vorher kündigt, setzt sich selbst eine Frist und verliert den Puffer für vergessene Zahlungen. Den vollständigen Ablauf des Umzugs beschreibt Geschäftskonto wechseln.

Prüfen Sie außerdem, ob Sie das Konto wirklich schließen wollen. Wenn nur ein Merkmal fehlt, kann ein Zweitkonto der kleinere Eingriff sein als die Kündigung.

Der Ablauf in sechs Schritten

1. Neues Konto in Betrieb nehmen: Kündigen Sie erst, wenn Eingänge, Lastschriften und Daueraufträge auf dem neuen Konto laufen und auf dem alten mindestens einen vollen Monat lang nichts mehr gebucht wurde.
2. Vertragsunterlagen prüfen: Sehen Sie in Kontovertrag und Geschäftsbedingungen nach, welche Form und welche Frist für Ihre Kündigung gelten und ob Zusatzprodukte wie Karten, Kreditlinien oder Depots gesondert zu kündigen sind.
3. Kontoauszüge und Belege sichern: Laden Sie alle Kontoauszüge und Umsatzlisten herunter, solange der Online-Zugang besteht. Ihre Buchhaltung und die Aufbewahrungspflichten verlangen sie ohnehin.
4. Restguthaben überweisen: Überweisen Sie das Guthaben auf das neue Konto und lassen Sie nur einen kleinen Puffer für letzte Abbuchungen stehen. Ein offener Sollsaldo muss vor der Schließung ausgeglichen sein.
5. Schriftlich kündigen: Kündigen Sie schriftlich mit Kontonummer, gewünschtem Schließungstermin und der Bankverbindung, auf die ein etwaiges Restguthaben gehen soll. Alle Kontoinhaber beziehungsweise Vertretungsberechtigten unterschreiben.
6. Bestätigung abwarten und aufbewahren: Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung der Kontoschließung und legen Sie sie zu den Geschäftsunterlagen.

Was in das Kündigungsschreiben gehört

Das Schreiben muss eindeutig sein: Wer kündigt, welches Konto, zu welchem Termin, wohin ein Restguthaben gehen soll. Nennen Sie Firma, Anschrift und die vollständige IBAN. Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung. Eine Begründung ist nicht nötig. Zusatzprodukte, die gesondert vereinbart wurden, etwa Karten, Kreditlinien oder Depots, sprechen Sie im Schreiben ausdrücklich an, damit nichts offen bleibt.

Unterschreiben müssen die Personen, die das Unternehmen gegenüber der Bank vertreten. Bei einer GmbH oder UG sind das die Geschäftsführer nach ihrer Vertretungsbefugnis. Legen Sie das Schreiben als Kopie zu den Geschäftsunterlagen.

Musterschreiben zur Kündigung

Das folgende Muster passen Sie an Ihre Angaben an. Alles in eckigen Klammern ersetzen Sie durch Ihre Daten. Ob Ihr Anbieter eine Kündigung auch per Online-Banking oder E-Mail akzeptiert, steht in dessen Bedingungen; die Schriftform mit Unterschrift ist der sichere Weg.

[Firma]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]

[Name der Bank]
[Anschrift der Bank]

[Ort], [Datum]

Kündigung des Geschäftskontos, IBAN [DE00 0000 0000 0000 0000 00]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündigen wir das oben genannte Geschäftskonto zum [Datum] beziehungsweise zum nächstmöglichen Termin. Bitte lösen Sie zu diesem Termin auch die zum Konto gehörenden Karten [und weitere Zusatzprodukte, z. B. Kreditlinie] auf.

Ein etwaiges Restguthaben überweisen Sie bitte auf folgendes Konto: [Kontoinhaber], IBAN [DE00 0000 0000 0000 0000 00], [Name der Bank].

Bitte bestätigen Sie uns die Kündigung und den Schließungstermin schriftlich an die oben genannte Anschrift.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift(en) der Vertretungsberechtigten]
[Name, Funktion]

Checkliste vor dem Absenden

• Neues Konto läuft: Eingänge, Lastschriften und Daueraufträge sind umgestellt, das neue Konto ist mit den Zahlungspartnern eingespielt.
• Alter Kontoauszug ist leer: Mindestens ein voller Monat ohne Buchung, Jahres- und Quartalsabbuchungen aus dem Vorjahr abgeglichen.
• Auszüge gesichert: Alle Kontoauszüge und Umsatzlisten heruntergeladen und in der Buchhaltung abgelegt.
• Saldo geklärt: Restguthaben überwiesen, Sollsaldo ausgeglichen, kleiner Puffer für letzte Abbuchungen belassen.
• Zusatzprodukte erfasst: Karten, Kreditlinien, Depots, Schließfächer im Schreiben genannt.
• Unterschriften vollständig: Alle Vertretungsberechtigten haben unterschrieben, eine Kopie liegt bei den Unterlagen.

Sonderfälle: Gründungskonto und Auflösung des Unternehmens

Ein Gründungskonto kündigen Sie in der Regel nicht, sondern lassen es nach der Eintragung auf die eingetragene Gesellschaft umstellen. Wie dieser Schritt in den Ablauf passt, steht unter Gründungskonto: Ablauf, Unterlagen, Dauer.

Wird das Unternehmen selbst aufgelöst, bleibt das Konto meist bis zum Ende der Abwicklung bestehen, weil noch Forderungen eingehen und Verbindlichkeiten bezahlt werden. Wer in diesem Fall wann kündigen darf, richtet sich nach der Rechtsform und dem Stand der Abwicklung: Bei GmbH und UG führt der Liquidator die Geschäfte der Gesellschaft „i. L.“ zu Ende (§§ 66 ff. GmbHG), das Konto bleibt bis zur Verteilung des Restvermögens bestehen. Wenn nicht Sie, sondern die Bank kündigt, gilt ein anderer Ablauf: siehe Bank hat das Geschäftskonto gekündigt.