Legitimation bei der Kontoeröffnung: Verfahren und Dokumente

Wer identifiziert wird

Identifiziert werden alle Personen, die für den Kontoinhaber handeln, und alle wirtschaftlich Berechtigten. Bei einem Einzelunternehmen ist das eine Person. Bei einer GmbH oder UG sind es die Geschäftsführung, alle Gesellschafter über der 25-Prozent-Schwelle und gegebenenfalls Bevollmächtigte, die über das Konto verfügen sollen. Bei einem Verein die vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder. Jede dieser Personen durchläuft ein eigenes Verfahren mit eigenem Ausweis; wer als wirtschaftlich Berechtigter gilt, steht unter wirtschaftlich Berechtigter.

Zusätzlich prüft die Bank die Gesellschaft selbst: Handelsregisterauszug oder notarieller Gesellschaftsvertrag bei einer Gesellschaft in Gründung, Gesellschafterliste, bei Vereinen Registerauszug und Satzung. Diese Unterlagen belegen, wer überhaupt handeln darf. Die vollständige Liste steht unter Unterlagen für die Kontoeröffnung.

Die Verfahren im Einzelnen

Vier Verfahren sind üblich. In der Filiale legt die Person ihren Ausweis vor, ein Mitarbeiter prüft und dokumentiert; das ist das klassische Verfahren der Filialbanken. PostIdent verlagert diese Prüfung in eine Postfiliale, mit einem Coupon des Anbieters. VideoIdent findet per Videoanruf statt, in dem eine geschulte Person das Dokument prüft; zulässig nach den Vorgaben des BaFin-Rundschreibens 3/2017 (GW). Der Online-Ausweis nutzt die eID-Funktion des Personalausweises mit PIN und Smartphone oder Lesegerät.

Welche Verfahren ein Anbieter zulässt, ist ein echtes Auswahlkriterium. Filialbanken setzen häufig auf den Termin vor Ort, Neobanken auf Video und eID. Für Personen ohne deutschen Ausweis oder mit Wohnsitz im Ausland ist die Frage entscheidend, weil nicht jedes Verfahren jedes Dokument akzeptiert. Was dann gilt, steht unter Geschäftskonto ohne deutschen Wohnsitz.

Welche Dokumente zählen

Für natürliche Personen zählt ein gültiger Personalausweis oder Reisepass. Führerschein oder Aufenthaltstitel allein reichen in der Regel nicht. Für Gesellschaften kommen Handelsregisterauszug beziehungsweise notarieller Vertrag, Gesellschafterliste und bei Bedarf Vollmachten hinzu. Der Nachweis der wirtschaftlich Berechtigten läuft über die Gesellschafterliste und den Abgleich mit dem Transparenzregister.

Typische Stolpersteine

• Abgelaufener Ausweis: Der häufigste Grund für eine Nachreichung. Vor dem Antrag die Gültigkeit aller Dokumente prüfen.
• Person im Ausland: Videoverfahren nur für freigegebene Dokumente und Länder; ein Filialtermin ist aus der Ferne nicht möglich.
• Nicht erreichbare Beteiligte: Ein Gesellschafter im Urlaub hält den gesamten Antrag auf. Termine vorab koordinieren.
• Abweichende Angaben: Name im Ausweis, Gesellschafterliste und Kontoantrag müssen zeichengenau übereinstimmen.
• Schlechte Bildqualität im Video: Gutes Licht, ruhige Umgebung, Dokument ohne Hülle bereithalten.

So beschleunigen Sie die Legitimation

1. Alle zu identifizierenden Personen vorab auflisten, mit Rolle und Dokument.
2. Verfahren des Anbieters abfragen und prüfen, ob es zu jeder Person passt.
3. Termine für alle Personen am selben Tag legen, wenn möglich.
4. Registerunterlagen und Gesellschafterliste als PDF bereithalten.

Wie sich das auf den Zeitplan auswirkt, steht unter Dauer der Kontoeröffnung. Verwandte Begriffe: Gesellschaft in Gründung. Zurück zum Glossar.